Jejak-jejak Implementasi [1]
Cerita ini berawal dari tawaran seorang kawan untuk bergabung di sebuah company, perusahaan konsultan, Implementor software ERP (Enterprise Resource Planning), tepatnya kita menggunakan Navision, sebuah brand yang dikeluarkan oleh Microsoft. Jadi ceritanya adalah Microsoft Business Solution Certified Partner.
Perusahaan tempat saya gabung ini punya base di Jakarta, kantornya di Kemayoran tepat didepannya PRJ. saya kalo ke Jakarta suka nongkrong di sana.. cuman karena ini perusahaan konsultan.. maka kantor itu akan penuh jika tidak ada kerjaan hehehe. kalo banyak kerjaan berarti banyak projek dan semua konsultan yang ada akan tersebar ke tempat client nya masing-masing. akan tetapi sejak pertama bergabung dengan perusahaan ini (awal Februari) sampai saat ini saya tergabung dalam team yang menangani project di sebuah client di surabaya..
Selama satu semester bergerak di dunia ERP cukup banyak pengetahuan baru yang saya dapet. Mulai softwarenya itu sendiri, data base (SQL Server), Jaringan, Komunikasi Data, Proses bisnis, Manajemen Gudang, Finance, Ilmu komunikasi meyakinkan client, bahkan sampe cara berkelit ketika belum bisa menjawab pertanyaan client hehehe :p
1. Tentang Team..
Team konsultan kami terdiri dari 3 bagian dalam setiap implementasinya, yaitu bagian finance, warehouse (untuk client distribusi) dan bagian teknikal. dibutuhkan bagian-bagian tersebut karena ERP itu menghendaki integrasi dari sebuah proses bisnis. Pada awal bergabung saya memutuskan untuk ikutan ke bagian teknikal.. karena yang terbayang waktu itu cuman teknikal saja, yang lain belon terlalu punya gambaran. Sampai seiring dengan berjalannya waktu saya berpindah ke bagian gudang karena beberapa pertimbangan.
Karena yang kita implementasikan itu software yang sudah jadi, maka bagian finance dan warehouse itu adalah bagian aplikasi dari fitur-fitur dan menu-menu yang sudah available di Navision-nya sedangkan bagian teknikal adalah bagian yang melakukan customisasi terhadap kebutuhan proses bisnis client yang spesifik yang belum terakomodasi oleh software. jadi namanya bukan programer karena nggak ada proses membuat program dari awal. semuanya sifatnya customisasi dari tabel, form dan code yang sudah ada.
2. Tentang Client ^_^
==> data-data primer
Client saya di surabaya ini adalah perusahaan distribusi, mereka distributor bahan roti dan kue, dari mulai tepung roti, improver, susu, maizena, symrise, coklat bubuk, coklat butir, margarin, jagung, tatakan kue, lilin angka, boneka hias, cetakan coklat, gell. dari berbagai merek.. waaaa pokoke uaaaakeeh tenan.. jumlah itemnya ada sekitar 3000-an item, jika ditambah dengan variant-nya mungkin sekitar 3500-an bisa dibayangkan bagaimana softwere nya harus merekam data sebesar itu. belum lagi jumlah customernya yang sekitar 1600-an, yang bervariasi, dari mulai pabrik, hotel, restoran, retail dll... berkisar dari retailer sampe whole saler. Belum lagi Vendor yang jumlahnya 300-an dari dalam dan luar negeri. client saya ini juga punya 1 gudang utama di surabaya tepatnya di daerah margomulyo besarnya seukuran hanggar boeing 737-400 didalamnya ada sekitar 3000 bin atau rak yang baru dikasih nama sejak navision di implementasikan, sebelumnya dengan sistem lama, pengelolaan gudang sebesar itu dijalankan tanpa adanya penamaan bin (rak), jadi gudang itu dianggap sebagai sebuah bin besar, sehingga jika warehouse officer (baca: kuli) mau picking barang dia maen hafal2-an, ngapalin tiang demi tiang dan tidak jarang mereka harus mencari-cari dulu barangnya keliling2. Selain gudang utama tersebut, ada juga 1 toko di surabaya, 1 kantor yang juga rangkap sebagai gudang, dan 1 gudang di malang. belum lagi jenis transaksi yang sangat bervariasi, dari mulai pembelian eceran sampe partai besar, dari cara pembayarannya yang cash, atau lewat bank, atau lewar giro mundur yang bisa sampe 3 bulan.. prosedur penagihan oleh collector yang jalan2 ke customer, ataupun prosedur pembayaran utang ke vendor..
Serangkaian data2 primer tersebut (customer, vendor, item, bank, account, location, bin dll) menjadi bahan awal untuk di entry, sedangkan untuk transaksi2 yang tidak tersedia di Navision perlu ditambahkan tabel atau form tambahan. Giro mundur misalnya, jenis pembayaran ini rupanya common di indonesia tetapi tidak di tempat lain, sehingga bagian teknikal harus sedikit putar otak untuk membuatkan fasilitas tambahan ini di softwarenya.
FYI: Salah satu cara untuk mengukur bagus atau tidak nya sebuah software ERP adalah dari kemudahan software tersebut untuk dicustomisasi, Seperti halnya Navision adalah salah satu contoh yang extreemly customizable. Karena mereka open source. tinggal kecanggihan orang teknikalnya yang harus terus diasah. :)
==> Anatomi Sosial Client.
Selain data-data bisnis tersebut, perlu juga saya menjelaskan hal diluar teknikal. a little bit social, tapi cukup menjadi faktor penting terhadap seluruh rangkaian implementasi yang dilakukan. Perusahaan ini dimiliki oleh seorang bapak dengan 3 orang, dua laki2 dan satu orang perempuan. Sang anak perempuan tidak terlibat di perusahaan tersebut. Yang menarik, perusahaan tersebut sedang mengalami regenerasi dari sang bapak ke kedua anak lelakinya.. sebelumnya memang sudah di urus oleh anak lelaki yang pertama selama sekitar 3 tahunan tepat setelah dia menyelesaikan sekolahnya, pengalaman memimpin perusahaan tersebut cukup membuat sang kakak matang dalam memanage dan mengeluarkan kebijakan-kebijakan tepat dengan cepat. Berbeda dengan sang adik. si adik yang baru saja menyelesaikan kuliahnya (si adik seumuran saya, dia kelahiran 1981) sekarang mulai menggantikan kakaknya yang di tugasi sang ayah untuk menangani pembuatan pabrik margarin sebagai ekspansi usaha yang dilakukan keluarga tersebut. Sehingga fungsi sang kakak di perusahaan distribusi ini hanya menjadi pengawas dan pembimbing buat adiknya. Nah, celakanya proses pergantian top manajement ini dilakukan pada saat implementasi ERP sedang dijalankan, yaitu saat konsultan harus memahami dengan sangat dalam tentang proses bisnis client, dan di saat komunikasi antara dua fihak yang faham harus berjalan dengan sehat, juga disaat top management harus mengeluarkan keputusan2 yang tepat.. karena masa2 implementasi adalah masa2 genting, penuh perubahan di sana-sini, penuh keterkejutan2 dll.. jika leadernya nggak bisa ngambil keputusan tepat dengan cepat maka implementasi bisa menjadi bumerang yang memporakporandakan perusahaan.. membuat aktivitas bisnis sama sekali terhenti.. mungkin kalo dalam industri pengolahan minyak.. plant nya trip atau shut down.. hehehe..
Terkait dengan regenerasi perusahaan maka jika kita perhatikan karyawan-karyawan perushaan ini juga dapat dibagi menjadi dua kelompok umur, yaitu karyawan2 yang seusia sang bapak (setengah baya) dan karyawan2 muda yang seumuran anak2nya, they are quite energic, and passionate. Karena mereka generasi muda, maka pada umumnya mereka lebih siap dalam menghadapi perubahan, tidak terjebak dengan status quo dan kenyamanan sistem sebelumnya. dan hal tersebut sulit ditemui pada generasi yang lebih tua.
Jika jantung dari sebuah perusahaan manufaktur adalah pabrik, maka jantung dari perusahaan distribusi adalah gudang. dan yang membuat sulit implementasi di awal salah satunya karena personil gudang yang sebagian besar datang dari generasi sepuh. sulit berubah, bahkan sempat terjadi pertentangan dan benturan yang cukup keras dari para personel di gudang ketika sistem mau di pasang. Penentangan ini nggak tanggung2 datang dari arrangger gudang yang tiap harinya mengumpulkan sales order, menata sales order itu sehingga bisa langsung di pick oleh kuli dan siap untuk dikelompokan berdasarkan tonase dan area untuk selanjutnya dimasukan ke dalam truk dan mendapatkan rute pengiriman yang efisien. sang bapak itulah yang mengatur semuanya. posisinya sangat vital, kalau gudang itu jantungnya distribusi maka bapak ini (sebutlah namanya Pak Toro) adalah jantungnya gudang. secara struktural pak Toro ini berada di bawah kepala gudang yang sama-sama datang dari generasi sepuh.
3. Tentang Implementasi - "Sebuah interaksi mutual antara Konsultan dan Client (?)"
Jika saya dapat membuat klasifikasi fase implementasi ERP, Saya bisa membaginya dalam 3 fase:
1. Fase Assessment : Yaitu fase dimana konsultan mempelajari bisnis proses yang dimiliki client, pengumpulan data2 primer untuk dapat di entry kan ke dalam sistem.
2. Fase Go-LIve (optional) : Yaitu fase dimana sistem baru sudah dapat dioperasikan akan tetapi sistem lama pun masih digunakan, bahkan masih jadi sistem utamanya.. fase go-live ini terjadi jika implementasi yang kita lakukan merupakan pergantian sistem ERP, tujuannya untuk pengkondisian agar para karyawan terbiasa dengan sistem yang baru.
3. Take-off : Pada fase ini sistem lama murni tidak digunakan sepenuhnya. dan seluruh proses bisnis dilakukan dengan sistem yang baru.
4. Pasca Take-off : Pada fase ini dilakukan pendampingan yang intensif oleh konsultannya kepada client nya. biasanya pada masa ini keadaan perusahaan memanas, suhunya tinggi dan penuh gejolak dimana2, pokoknya sangat emosional.
Nah, sayangnya saya bergabung dalam proyek surabaya ini pada masa2 menjelang take-off, sementara saya masih bengak-bengok dengan ERP, masih gagap dengan softwarenya dan masih bingung kenapa kok perusahaan distribusi yang seharusnya aktivitasnya cuman beli dan jual ini kok bisa serumit ini...
.... bersambung
Perusahaan tempat saya gabung ini punya base di Jakarta, kantornya di Kemayoran tepat didepannya PRJ. saya kalo ke Jakarta suka nongkrong di sana.. cuman karena ini perusahaan konsultan.. maka kantor itu akan penuh jika tidak ada kerjaan hehehe. kalo banyak kerjaan berarti banyak projek dan semua konsultan yang ada akan tersebar ke tempat client nya masing-masing. akan tetapi sejak pertama bergabung dengan perusahaan ini (awal Februari) sampai saat ini saya tergabung dalam team yang menangani project di sebuah client di surabaya..
Selama satu semester bergerak di dunia ERP cukup banyak pengetahuan baru yang saya dapet. Mulai softwarenya itu sendiri, data base (SQL Server), Jaringan, Komunikasi Data, Proses bisnis, Manajemen Gudang, Finance, Ilmu komunikasi meyakinkan client, bahkan sampe cara berkelit ketika belum bisa menjawab pertanyaan client hehehe :p
1. Tentang Team..
Team konsultan kami terdiri dari 3 bagian dalam setiap implementasinya, yaitu bagian finance, warehouse (untuk client distribusi) dan bagian teknikal. dibutuhkan bagian-bagian tersebut karena ERP itu menghendaki integrasi dari sebuah proses bisnis. Pada awal bergabung saya memutuskan untuk ikutan ke bagian teknikal.. karena yang terbayang waktu itu cuman teknikal saja, yang lain belon terlalu punya gambaran. Sampai seiring dengan berjalannya waktu saya berpindah ke bagian gudang karena beberapa pertimbangan.
Karena yang kita implementasikan itu software yang sudah jadi, maka bagian finance dan warehouse itu adalah bagian aplikasi dari fitur-fitur dan menu-menu yang sudah available di Navision-nya sedangkan bagian teknikal adalah bagian yang melakukan customisasi terhadap kebutuhan proses bisnis client yang spesifik yang belum terakomodasi oleh software. jadi namanya bukan programer karena nggak ada proses membuat program dari awal. semuanya sifatnya customisasi dari tabel, form dan code yang sudah ada.
2. Tentang Client ^_^
==> data-data primer
Client saya di surabaya ini adalah perusahaan distribusi, mereka distributor bahan roti dan kue, dari mulai tepung roti, improver, susu, maizena, symrise, coklat bubuk, coklat butir, margarin, jagung, tatakan kue, lilin angka, boneka hias, cetakan coklat, gell. dari berbagai merek.. waaaa pokoke uaaaakeeh tenan.. jumlah itemnya ada sekitar 3000-an item, jika ditambah dengan variant-nya mungkin sekitar 3500-an bisa dibayangkan bagaimana softwere nya harus merekam data sebesar itu. belum lagi jumlah customernya yang sekitar 1600-an, yang bervariasi, dari mulai pabrik, hotel, restoran, retail dll... berkisar dari retailer sampe whole saler. Belum lagi Vendor yang jumlahnya 300-an dari dalam dan luar negeri. client saya ini juga punya 1 gudang utama di surabaya tepatnya di daerah margomulyo besarnya seukuran hanggar boeing 737-400 didalamnya ada sekitar 3000 bin atau rak yang baru dikasih nama sejak navision di implementasikan, sebelumnya dengan sistem lama, pengelolaan gudang sebesar itu dijalankan tanpa adanya penamaan bin (rak), jadi gudang itu dianggap sebagai sebuah bin besar, sehingga jika warehouse officer (baca: kuli) mau picking barang dia maen hafal2-an, ngapalin tiang demi tiang dan tidak jarang mereka harus mencari-cari dulu barangnya keliling2. Selain gudang utama tersebut, ada juga 1 toko di surabaya, 1 kantor yang juga rangkap sebagai gudang, dan 1 gudang di malang. belum lagi jenis transaksi yang sangat bervariasi, dari mulai pembelian eceran sampe partai besar, dari cara pembayarannya yang cash, atau lewat bank, atau lewar giro mundur yang bisa sampe 3 bulan.. prosedur penagihan oleh collector yang jalan2 ke customer, ataupun prosedur pembayaran utang ke vendor..
Serangkaian data2 primer tersebut (customer, vendor, item, bank, account, location, bin dll) menjadi bahan awal untuk di entry, sedangkan untuk transaksi2 yang tidak tersedia di Navision perlu ditambahkan tabel atau form tambahan. Giro mundur misalnya, jenis pembayaran ini rupanya common di indonesia tetapi tidak di tempat lain, sehingga bagian teknikal harus sedikit putar otak untuk membuatkan fasilitas tambahan ini di softwarenya.
FYI: Salah satu cara untuk mengukur bagus atau tidak nya sebuah software ERP adalah dari kemudahan software tersebut untuk dicustomisasi, Seperti halnya Navision adalah salah satu contoh yang extreemly customizable. Karena mereka open source. tinggal kecanggihan orang teknikalnya yang harus terus diasah. :)
==> Anatomi Sosial Client.
Selain data-data bisnis tersebut, perlu juga saya menjelaskan hal diluar teknikal. a little bit social, tapi cukup menjadi faktor penting terhadap seluruh rangkaian implementasi yang dilakukan. Perusahaan ini dimiliki oleh seorang bapak dengan 3 orang, dua laki2 dan satu orang perempuan. Sang anak perempuan tidak terlibat di perusahaan tersebut. Yang menarik, perusahaan tersebut sedang mengalami regenerasi dari sang bapak ke kedua anak lelakinya.. sebelumnya memang sudah di urus oleh anak lelaki yang pertama selama sekitar 3 tahunan tepat setelah dia menyelesaikan sekolahnya, pengalaman memimpin perusahaan tersebut cukup membuat sang kakak matang dalam memanage dan mengeluarkan kebijakan-kebijakan tepat dengan cepat. Berbeda dengan sang adik. si adik yang baru saja menyelesaikan kuliahnya (si adik seumuran saya, dia kelahiran 1981) sekarang mulai menggantikan kakaknya yang di tugasi sang ayah untuk menangani pembuatan pabrik margarin sebagai ekspansi usaha yang dilakukan keluarga tersebut. Sehingga fungsi sang kakak di perusahaan distribusi ini hanya menjadi pengawas dan pembimbing buat adiknya. Nah, celakanya proses pergantian top manajement ini dilakukan pada saat implementasi ERP sedang dijalankan, yaitu saat konsultan harus memahami dengan sangat dalam tentang proses bisnis client, dan di saat komunikasi antara dua fihak yang faham harus berjalan dengan sehat, juga disaat top management harus mengeluarkan keputusan2 yang tepat.. karena masa2 implementasi adalah masa2 genting, penuh perubahan di sana-sini, penuh keterkejutan2 dll.. jika leadernya nggak bisa ngambil keputusan tepat dengan cepat maka implementasi bisa menjadi bumerang yang memporakporandakan perusahaan.. membuat aktivitas bisnis sama sekali terhenti.. mungkin kalo dalam industri pengolahan minyak.. plant nya trip atau shut down.. hehehe..
Terkait dengan regenerasi perusahaan maka jika kita perhatikan karyawan-karyawan perushaan ini juga dapat dibagi menjadi dua kelompok umur, yaitu karyawan2 yang seusia sang bapak (setengah baya) dan karyawan2 muda yang seumuran anak2nya, they are quite energic, and passionate. Karena mereka generasi muda, maka pada umumnya mereka lebih siap dalam menghadapi perubahan, tidak terjebak dengan status quo dan kenyamanan sistem sebelumnya. dan hal tersebut sulit ditemui pada generasi yang lebih tua.
Jika jantung dari sebuah perusahaan manufaktur adalah pabrik, maka jantung dari perusahaan distribusi adalah gudang. dan yang membuat sulit implementasi di awal salah satunya karena personil gudang yang sebagian besar datang dari generasi sepuh. sulit berubah, bahkan sempat terjadi pertentangan dan benturan yang cukup keras dari para personel di gudang ketika sistem mau di pasang. Penentangan ini nggak tanggung2 datang dari arrangger gudang yang tiap harinya mengumpulkan sales order, menata sales order itu sehingga bisa langsung di pick oleh kuli dan siap untuk dikelompokan berdasarkan tonase dan area untuk selanjutnya dimasukan ke dalam truk dan mendapatkan rute pengiriman yang efisien. sang bapak itulah yang mengatur semuanya. posisinya sangat vital, kalau gudang itu jantungnya distribusi maka bapak ini (sebutlah namanya Pak Toro) adalah jantungnya gudang. secara struktural pak Toro ini berada di bawah kepala gudang yang sama-sama datang dari generasi sepuh.
3. Tentang Implementasi - "Sebuah interaksi mutual antara Konsultan dan Client (?)"
Jika saya dapat membuat klasifikasi fase implementasi ERP, Saya bisa membaginya dalam 3 fase:
1. Fase Assessment : Yaitu fase dimana konsultan mempelajari bisnis proses yang dimiliki client, pengumpulan data2 primer untuk dapat di entry kan ke dalam sistem.
2. Fase Go-LIve (optional) : Yaitu fase dimana sistem baru sudah dapat dioperasikan akan tetapi sistem lama pun masih digunakan, bahkan masih jadi sistem utamanya.. fase go-live ini terjadi jika implementasi yang kita lakukan merupakan pergantian sistem ERP, tujuannya untuk pengkondisian agar para karyawan terbiasa dengan sistem yang baru.
3. Take-off : Pada fase ini sistem lama murni tidak digunakan sepenuhnya. dan seluruh proses bisnis dilakukan dengan sistem yang baru.
4. Pasca Take-off : Pada fase ini dilakukan pendampingan yang intensif oleh konsultannya kepada client nya. biasanya pada masa ini keadaan perusahaan memanas, suhunya tinggi dan penuh gejolak dimana2, pokoknya sangat emosional.
Nah, sayangnya saya bergabung dalam proyek surabaya ini pada masa2 menjelang take-off, sementara saya masih bengak-bengok dengan ERP, masih gagap dengan softwarenya dan masih bingung kenapa kok perusahaan distribusi yang seharusnya aktivitasnya cuman beli dan jual ini kok bisa serumit ini...
.... bersambung
1 Comments:
buat Iqbal :
hahaha.. iya.. 300-an ternyata.. saking semangatnya semua kalimat disini bermajas hiperbolik hehehe.. termasuk angka juga jadi kelebihan "0" yang gw inget soalnya angka 3 nya doang =P
Post a Comment
<< Home